上一篇文章让我们思考将 EssentialPIM 作为管理数字资产（例如文档）的工具;我们的书籍、视频和照片收藏的库存;有关在线帐户和访问它们的详细信息等。
EPIM 本身不是数字资产管理 （DAM） 软件，但我们将继续了解它如何执行 DAM 的三大功能。保持信息安全和私密是您可以在此处阅读的一项任务。在这篇文章中，我们将回顾其他两个功能：访问权限和组织。
遏制扩散并获得更好的访问权限
如果你无法检索信息，它就毫无用处。
我的第一台台式电脑有一个 30 MB 的硬盘和 256K 的 RAM。我无法同时运行许多程序，当然也没有空间容纳文档或照片库。这没关系，因为要存储的文件不多。多任务处理仍然在未来。
现在，我的笔记本电脑有 32 GB 的 RAM 和一个可容纳 1 万亿字节数据的硬盘驱动器。在我的本地设备和云之间，更不用说 USB 驱动器和外部硬盘驱动器了，文件有很多空间可以扩散，也有很多地方可以隐藏。
电子文件生成得如此容易，以至于数字资产经理（无论是专业人士还是软件）都出现了来帮助组织数量和种类。其目的是通过单个门户使所有这些数据易于查找和访问。驯服增殖。
EssentialPIM 就是这样一个一站式存储库。它的联系人、邮件、任务、日历、笔记和密码模块创建了一个中央文件柜，您可以在其中直接输入信息。但 EPIM 可以灵活地附加外部文件，使它们也可以在一个地方使用。您可以将文件嵌入到数据库中，也可以链接到它们。无论哪种方式都会消除副本。
链接到外部文件确实会在移动、删除或重命名文件时造成链接断开的风险。EPIM 提供了两种方法来检测这些。一种是通过 File > Database management（图 1），只需单击 Clear 按钮即可删除断开的链接。
图 1. 清除损坏的文件链接是数据库管理中的一个工具。
在 Attachments Manager 中，您可以查看所有附件，识别断开的链接，并决定如何管理它们（图 2）。
图 2. 附件管理器 （Attachments Manager） 显示链接的详细信息，以帮助您管理链接。
另一个管理数据量的工具是 EPIM Archiver/DupRemover。顾名思义，此实用程序会扫描您的数据库以查找重复项或提供剔除旧条目的选项。您可以在此处了解更多信息并获取此免费工具。
查找和搜索最终数据的隐藏和查找
以上通过从分散的地方收集材料来改进访问。但是，你能找到它吗？在一个位置收集资源会增加检索特定项目的挑战。DAM 软件包括标记数据和维护版本等工具。EssentialPIM 除了广泛的搜索和类别外，还具有两者。
找到所需内容的 4 种方法
有四种方法可以搜索信息，具体取决于您要查找的位置。
- 打开项目。查找 （Ctrl+F） 在打开项目时搜索文本。在 Calendar 中，您还可以在任何视图（Day、Week、Week Agenda、Month 或 Year）中使用 Find，EPIM 会自动将视图切换到 Agenda 并显示结果。
- 整个模块。快速搜索 （Ctrl+Q） 在您键入时扫描当前模块中的文本。EPIM 在快速搜索框旁边显示找到的项目数（图 3）。
图 3. EPIM 会在快速搜索框旁边显示文本在整个模块中出现的次数。
- 整个数据库。高级搜索 （Ctrl+Shift+F） 的范围最广，可以扫描整个数据库（图 4）。它包括用于控制查找位置和内容的各种选项。
图 4. Advanced Search 对话框。的 Advanced 选项卡包含匹配特定字段的功能。
- 笔记。搜索和替换（Ctrl+F、Ctrl+H）是 Notes 模块中的一个附加工具。位于主工具栏上（图 5），它显示了一个对话框，您可以在其中设置特定于 Notes 的参数（图 6）。
图 5. Notes 主工具栏中的 Search and Replace 图标。
图 6. Search and Replace 对话框，其中包含用于定义搜索位置的选项。
标签和类别：关联不相关数据的方法
您的数据库可能包含不同类型的信息，而标签提供了一种连接它的简单方法。您只需键入单哈希标记或双哈希标记（图 7）和标记名称即可标记项目。如果您键入的内容与标签匹配，EPIM 将显示一个列表供您选择;否则，请完成键入以创建标签。
图 7. 转到 Tools > Options > General，告知 EPIM 如何使用哈希标记创建标记。
标记项目的另一种方法是显示 Tags 字段（View > Tags Field），单击三个点（图 8）并从列表中进行选择。
图 8. Tags Field 包含一个 3 点快捷方式，用于查看您定义的标签。
除了可应用于 EPIM 中任何项目的标记外，您还可以按类别对电子邮件、约会和任务进行分组。要访问类别管理器（图 9），创建或编辑一个项目，单击 Category 下拉菜单，然后滚动到 Manage Categories 并单击。
图 9. 在 Mail、Calendar 和 Tasks 中编辑项目时，可以使用类别管理器。
版本跟踪更改的历史记录
使用 EPIM 的时间越长，更新信息的可能性就越大，并且您可能希望保留历史记录。根据您在工具 > 选项 > 早期版本中的说明，对每个项目的早期版本进行 EPIM 故事。
要访问版本，请右键单击该项目，选择 Properties （属性），然后选择 Previous Versions （以前的版本） 选项卡。
我们的 EssentialPIM 数据库包含有价值的信息（如果不是必不可少的），这使它们成为需要保护的重要数字资产。不仅如此，EPIM 还拥有有效管理这些资产的工具。