Andrew 的公司使用标准的办公软件，但他更喜欢 EPIM 的任务和笔记，因为它们被整合到一个程序中，易于交叉引用，而且当他需要协作时，他可以将笔记导出为 Word 文档。
他使用公司日历和电子邮件与同事互动，并使用 EssentialPIM 来记录和跟踪他的活动。但是，Andrew 的工作量增加了，他需要帮助管理自己的工作。他想知道 EPIM 如何提供帮助。
EssentialPIM 不是项目管理软件，但它确实有有用的工具。
以不同的方式处理工作
首先，Andrew 回顾了有关任务管理的指导方针，并很快了解到他必须培养一种新的思维方式。他习惯于 在 EPIM 中为完成的工作创建任务，这足以跟踪时间。
然而，管理任务需要深思熟虑，他必须事先开始创建任务并考虑它们的重要性和时间安排。与其犁过一天，沿途记录任务，不如管理他的工作需要安排它。
他的公司使用 JIRA 来管理项目，因此 Andrew 相应地调整了他的任务（图 1）。这将有助于在状态会议期间报告他的进度，并每周在公司的跟踪系统中记录他的时间。它还为他提供了一个练习安排工作的结构。
图 1. 在 EPIM 中构建的任务与公司的项目管理方法保持一致。
创建计划
有了这个结构，Andrew 每天早上开始一项新的练习：计划他的一天。他将会议视为他日程安排的锚点，并为每个会议创建了一个任务及其开始和结束时间。
为了查看当天的日程安排，他选择了 Group By 功能，并选中了 Start Date 和 Detailed，然后按开始日期排序（图 2）。以这种方式排序的任务帮助他看到时间块，以便专注于他的计划活动，然后填写每天弹出的计划外请求和内务管理。
随着他对这种新做法越来越熟悉，Andrew 意识到它减少了 “上下文切换”，并减轻了他因效率低下而感到沮丧的挫败感。没有这个时间表，电子邮件和 Slack 消息经常被打断，让他在一天结束时感觉自己就像一个乒乓球。有些日子，他记录了 17 项任务，并投入了足够的时间来跟踪它们。他对一个人每周浪费近 22 小时在任务之间切换的统计数据并不感到惊讶。
图 2. 任务的详细分组并按开始日期对它们进行排序，使当天的日程安排可视化。
自定义视图将工作置于前台
Andrew 了解到 EPIM 的自定义过滤器是帮助管理工作的另一个工具。他准备了一个模板来监控他的待办事项列表（图 3 和图 4）。要创建此模板，Andrew 需要：
- 设置 Tags 列的过滤器，以仅显示标记为 ToDo 的任务。
- 将 Due Time （截止日期） 的筛选条件设置为仅当月的筛选条件。
- 在 Template （模板） 窗口中单击，选择 Save As Template （另存为模板），并将其命名为 “ToDo this month”。
- 固定 Customized view 栏以使其保持可见。
只需单击两次（一次在模板窗口上，一次在模板上），Andrew 就可以访问他当前的待办事项。
图 3. 具有自定义筛选器的视图的示例模板。
图 4. 自定义视图的示例。
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还可以分配优先级 — EPIM 有 7 个级别（图 5）— 但 Andrew 尚未整合此功能。他仍在适应管理与记录任务的思维方式，并希望探索 EssentialPIM 以寻求其他帮助方式。
图 5. EPIM 提供了一系列七个优先事项。